تتميز الرسالة الإدارية بعدد من الخصائص الأساسية التي تضمن فعاليتها ووضوحها. أولاً، تتمثل هذه الخصائص في البساطة والدقة في التعبير، حيث يُفضل تجنب التعقيد اللغوي واستخدام مصطلحات واضحة ومفهومة للمستلم. ثانيًا، الحرص على استخدام المصطلحات الإدارية والمخاطبة بالألقاب الوظيفية يعزز الاحترافية ويظهر احترام المستلم. بالإضافة إلى ذلك، يتعين أن تكون الرسالة موجزة ومعبرة عن معناها بدقة دون إسهاب زائد.
كما تشجع خصائص الرسالة الإدارية على الأسلوب المقنع والإيجابي، مع تفادي العواطف الشخصية والتوجه نحو الموضوع مباشرةً. كذلك، يعد الصدق والدقة في تقديم المعلومات جانبًا حاسمًا للحفاظ على الثقة بين الجهات المتعاملة. أما بالنسبة للهيكل المنطقي للأفكار، فهو ضروري لتسهيل فهم المحتوى وتنظيمه بطريقة منطقية ومتسلسلة. عند الرد على رسائل سابقة، ينصح بالإشارة الواضحة إلى رقم الرسالة وتاريخها ومحتواها الأصلي، مما يساعد على توثيق التواصل وضمان عدم سوء الفهم.
إقرأ أيضا:كتاب المناظر لابن الهيثم
