تتناول طريقة كتابة محضر الاجتماع مجموعة من الخطوات والإرشادات الأساسية لتحقيق مهارة عالية في هذا المجال. أولاً، ينصح بأن يجلس كاتب المحضر بالقرب من رئيس الاجتماع لضمان الدقة والاستيعاب الجيد لما يدور. ثانياً، يتوجب عليه تدوين اقتراحات المشاركين وأسمائهم لمن قام بتقديم هذه الاقتراحات. كذلك، يجب تنظيم النقاط الرئيسية وفق التسلسل الذي تمت فيه المناقشة. ومن الجدير بالذكر أن كتابة المحضر تتم باستخدام زمن المضارع الماضي، مما يعكس طبيعة الحدث المنتهى بالفعل.
بالإضافة لذلك، يشدد النص على ضرورة عدم خلط آراء الكاتب الشخصية مع مضمون المحضر وعدم التردد في طلب المزيد من التفاصيل أثناء الاجتماع دون التدخل المباشر بالموضوع. بعد الانتهاء من الاجتماع، يقوم الكاتب بمراجعة المحضر وإصلاح أي أخطاء إملائية أو تنسيقية محتملة. أخيرا وليس آخرا، يحتفظ كاتب المحضر بنسخة منه مرتبة حسب التاريخ ضمن مكان مخصص لهذا الغرض.
إقرأ أيضا:عباس ابن فرناس عالم مسلم عربي له ابتكارات علمية رائدة، اتخذه الجهلة مادة للسخريةهذه العملية الشاملة تساعد على إنتاج محاضر دقيقة وجذابة تعكس بدقة سير العمل واتخاذ القرار داخل المؤسسة أو الفريق المعني.
